Phases d’inscription #
Schéma retraçant le dossier d’un candidat au fil des différentes phases et statuts. Le statut « Validé » d’une phase correspond au statut « En attente » de la phase suivante.
Sélections #
Les candidats doivent créer un compte pour se connecter au formulaire de sélection. Lorsqu’un candidat a créé un compte mais n’a pas encore finalisé le formulaire, il a le statut « Dossier en attente« .
Lorsqu’il a envoyé l’ensemble des documents requis, la colonne « Documents » du tableau de gestion passe en « Validé ».
Si il choisit un paiement immédiat (carte bancaire), la colonne « Paiement » du tableau de gestion passe en « Validé ». Sinon, pour un paiement différé (chèque, virement…), la colonne reste « En attente ».
Une fois que le formulaire est complété avec toutes les pièces demandées, le candidat prend le statut « Dossier complété« .
Le secrétariat doit alors vérifier que son dossier est conforme et peut alors passer le statut à « Dossier validé » ou « Dossier annulé« .
Si des informations ou documents sont manquants, pour permettre au candidat de se reconnecter, vous pouvez également lui remettre manuellement le statut « Dossier en attente » pour lui rouvrir l’accès au formulaire.
Formulaire de sélection #
Concours #
Les candidats ayant le statut « Dossier validé » à l’étape précédente sont répertoriés dans la section « Concours » avec le statut « Dossier en attente« . À ce stade, le secrétariat devra planifier les sessions de concours et les commissions d’équivalence, puis éditer et envoyer les convocations aux candidats.
Les candidats ayant le statut « Dossier en attente » peuvent se connecter au formulaire de concours pour consulter/déposer les épreuves et/ou choisir leurs dates d’entretien. Lorsqu’ils valident le formulaire, ils prennent le statut « Dossier complété« .
Une fois les résultats du concours annoncés, le secrétariat met à jour les statuts des dossiers : « Dossier validé » (en cas de réussite au concours), « Liste complémentaire » ou « Dossier annulé » (en cas d’échec au concours).
Les dossiers ayant le statut « Dossier validé » à l’issue du concours sont automatiquement transférés dans la section « Admissions« .
Formulaire de concours #
Admissions #
Les candidats qui ont réussi l’étape du « Concours » sont répertoriés dans la section « Admissions » avec le statut « Dossier en attente ». À ce stade, le secrétariat est chargé de préparer et d’envoyer les dossiers d’admission définitive à l’école.
Le formulaire d’admission sera ouvert aux candidats afin qu’ils puissent fournir les informations nécessaires pour compléter leur dossier. Une fois cette étape accomplie, leur statut sera mis à jour pour devenir « Dossier complété ».
À la réception des pièces requises, si le dossier est complet et accepté, le statut sera modifié en « Dossier validé ». Ces dossiers seront automatiquement convertis en comptes étudiants lors de leur passage à l’année suivante (voir Chronologie).
Si pour une quelconque raison le dossier n’est pas accepté ou si le candidat annule son inscription, on applique le statut « Dossier annulé ».
Formulaire d’admission #
Réinscription #
Cette section n’est active que lorsque le logiciel en est à l’étape finale de la chronologie (fin de l’année).
Les étudiants en cours de scolarité sont automatiquement replacés en réinscriptions, avec le statut passage à l’année suivante ou redoublement, en fonction de leurs résultats aux évaluations du second semestre.
À l’issue des évaluations du second semestre (voir Évaluations), vous avez la possibilité de déclarer un étudiant comme « démissionnaire » ou « radié », afin de le faire sortir de la scolarité. Ces étudiants seront également placés dans les réinscriptions mais auront d’office le statut réinscription annulée.
Le fonctionnement de la section réinscriptions est le même que pour la dernière étape du cycle d’inscription initial. Les dossiers sont par défaut en attente de pièces, car les étudiants doivent à nouveau remplir un dossier et fournir des pièces administratives et comptables. A la réception des pièces, vous devez manuellement appliquer le statut réinscription validée pour chaque étudiant afin qu’il soit réintroduit dans la scolarité au début de l’année suivante.
Les dossiers ayant pour statut réinscription annulée ne seront pas réintroduits dans la scolarité mais pourront être retrouvés dans les archives du logiciel.
Les étudiants en 5ème année ayant validé leur dernière session d’évaluation seront également placés en archives lors du passage à l’année suivante (voir Chronologie).
Formulaire de réinscription #
Paramètre des inscriptions #
