Ganesh Éducation propose un outil pour importer des données d’inscriptions de Parcoursup, ainsi que les pièces jointes liées aux dossiers des candidats.
Ce tutoriel vous aidera à préparer les fichiers dans Parcoursup et vous guidera dans le processus d’importation dans Ganesh Éducation.
1/ Export des données de Parcoursup #
Pour que Ganesh puisse récupérer correctement les données de Parcoursup, il vous faudra deux fichiers :
- un fichier CSV contenant les données des inscriptions des candidats
- un fichier ZIP contenant les pièces jointes des candidats
Exporter le fichier CSV #
Pour cela vous devez vous connecter à votre espace de gestion de Parcoursup : gestion.parcoursup.fr.
Une fois identifiés vous pouvez vous rendre dans le menu Export de données > Export candidatures > Gérer les modèles.
Créez un modèle d’export si ce n’est pas déjà fait avec au minimum dans les données candidats, le nom, le prénom, l’email et le numéro de dossier (il sera nécessaire à la liaison entre les données du candidat et ses pièces jointes)
Vous pouvez également ajouter les données que vous souhaitez parmi la liste ci-dessous, Ganesh pourra les intégrer dans les fiches candidats.
- Nom
- Prénom
- Num INE
- Code candidat Parcoursup
- Sexe
- Date de naissance
- Ville de naissance
- Nationalité
- Adresse
- Ville
- Code postal
- Pays
- Tel Mobile
- Date du paiement
- Libellé du paiement
Exporter les fichiers candidats en archive zip #
Pour pouvoir récupérer les pièces jointes que les candidats ont téléchargées sur Parcoursup et les intégrer dans Ganesh en tant que documents attachés, rendez-vous dans le menu Candidatures > Imprimer les dossiers puis sélectionnez le bouton imprimer les dossiers en bout de ligne du tableau.
Choisissez les fichiers que vous souhaitez (1) puis cliquez sur le bouton Générer les fichiers des documents candidats (2). Parcoursup génère alors l’archive zip et vous permet de la télécharger en cliquant sur le lien situé dans le bloc Dernier fichier demandé (3).
Le contenu de l’archive devrait être composé de plusieurs fichiers pdf dont le nom est composé du numéro de candidats séparés par des underscores (« _ »), par exemple pour le portfolio :
Portfolio_DNA_-_xxxx_102630_xxxx.pdf (où 102630 est le numéro du candidat).
2/ Importer les candidats dans Ganesh #
Pour importer les candidats, rendez vous sur Ganesh dans le menu Scolarité > Inscriptions et cliquez sur le bouton Import Parcoursup en haut à droite du tableau. La fenêtre d’import s’ouvre :
Dans la fenêtre, sélectionnez les fichiers csv et zip que vous avez précédemment exportés de Parcoursup, puis choisissez l’étape d’inscirption et la section dans laquelle vont rentrer les candidats.
Vous allez ensuite pouvoir faire le lien entre les champs de Ganesh et les champs de votre fichier CSV. N’oubliez pas d’associer le champ « code candidat« si vous voulez que l’association entre le candidat et ses fichiers se fasse.
Si vous avez importé des fichiers candidats, Ganesh vous proposera alors de les associer à un type de fichier que nous avons paramétré ensemble pour les formulaires d’inscriptions (portfolio, lettre de motivation…). Grace à cette opération vous pourrez les retrouver ensuite dans les épreuves.
Le tableau des inscriptions se met à jour avec les candidats que vous venez d’importer. Pour vérifier que les fichiers ont été bien importés et associés avec la fiche candidat, ouvrez une fiche et regardez si les données sont conformes au fichier Parcoursup, et vérifiez dans Documents attachés si les fichiers sont présents.
Si vous constatez que vous avez fait des erreurs dans l’association des données, vous pouvez annuler l’opération en utilisant le bouton « Annuler le dernier import » situé en haut à droite du tableau.
Une fois que vous aurez vérifié que l’ensemble des données ont bien été importées, utilisez les actions par lot pour Créer des comptes utilisateurs aux nouveaux candidats, si vous souhaitez qu’ils puissent accéder au portail d’inscription. Vous pouvez également Créer des commandes par lot pour les candidats (si le module comptabilité est activé), afin d’enregistrer leurs paiements.
